Términos, condiciones y política de privacidad

1. Quiénes somos

La empresa responsable de este servicio y de sus datos personales (el «Responsable del tratamiento») es:

Empresa

Neospawn SL

CIF

B16428419

Domicilio social

Calle Sierra Nevada 1, 29640, Fuengirola, Málaga, España

Correo electrónico

[email protected]

2. Descripción del servicio

El presente acuerdo regula la prestación de servicios de fotografía escolar. El servicio incluye la realización de fotografías del alumnado, una galería en línea privada para cada familia registrada, la impresión y entrega de los paquetes fotográficos y extras adquiridos por los padres, madres o tutores legales, y la entrega mediante descarga de las copias digitales que adquieran.

Aceptación de estos términos: usted acepta estos términos al crear su cuenta en nuestra aplicación o al aceptar una invitación a ella (o al haberse registrado mediante nuestro formulario de preinscripción de 2026), y de nuevo cada vez que publiquemos una nueva versión de estos términos. Al uso que usted haga de la aplicación se aplica la última versión que haya aceptado, y cada pedido se rige por la versión vigente en el momento en que se realizó (véase el apartado 11).

3. Fotografías realizadas en el colegio

El día de la sesión se realizan dos tipos de fotografía, que se rigen por normas distintas.

Fotografías para los registros del colegio

Shine International Academy ha encargado a Neospawn SL que fotografíe a todo su alumnado para que el colegio pueda actualizar sus registros. Respecto de estas fotografías actuamos por cuenta del colegio y siguiendo sus instrucciones, en virtud de un acuerdo escrito con el colegio.

• Qué se realiza y se entrega: un retrato individual de cada alumno o alumna (que se entrega al colegio como fotografía de identificación de tamaño reducido), fotografías de clase, fotografías del personal y una fotografía de todo el colegio.
• Autorización: estas fotografías se basan en la autorización de uso de imagen que las familias han otorgado al colegio. Las consultas sobre el uso que el colegio hace de ellas deben dirigirse al colegio, que es el responsable de dicho uso.
• Alumnado que no debe ser fotografiado: el colegio nos indica a qué alumnado no se debe fotografiar, y no lo fotografiamos. Asimismo, respetamos la voluntad de cualquier alumno o alumna que no desee que se le fotografíe el día de la sesión.

Su galería familiar y sus pedidos

Nuestro servicio para familias (galería en línea privada y copias impresas) está reservado a las familias que se registran con nosotros. Al registrarse, usted declara ser el padre, la madre o el tutor legal del alumno o alumna (o contar con el consentimiento del otro progenitor en caso de custodia compartida), y consiente que utilicemos las fotografías de su hijo o hija para mostrárselas en su galería privada y para elaborar los productos que encargue.

• Si no se registra: las fotografías de su hijo o hija no se incluyen en ninguna galería ni se ofrecen a la venta. Se utilizan únicamente para los registros del colegio descritos anteriormente.
• Fotografías de grupo y de clase: su hijo o hija puede aparecer en fotografías de clase o de grupo junto a sus compañeros y compañeras. Estas solo se muestran en las galerías privadas de las familias registradas del alumnado de ese grupo.
• Fotografías del ambiente de la sesión: las fotografías informales tomadas mientras el alumnado se prepara o juega solo se muestran en la galería de una familia registrada cuyo hijo o hija aparezca en ellas, y únicamente si todos los alumnos y alumnas identificables en la fotografía pertenecen a familias registradas.
• Alumnado de 14 años o más: conforme a la legislación española, el alumnado de 14 años o más puede prestar el consentimiento por sí mismo. Respetaremos siempre la voluntad de un alumno o alumna que no desee que se le fotografíe.
• Retirada del consentimiento: puede retirar su consentimiento en cualquier momento escribiendo a [email protected]. En ese caso cerraremos su galería y eliminaremos las fotografías de su hijo o hija de nuestro servicio para familias. Ello no afecta a lo realizado antes de la retirada ni a las fotografías ya entregadas al colegio.

4. Cómo utilizamos las fotografías

Las fotografías de su hijo o hija se utilizan únicamente para entregar los registros del colegio, incluidas las fotografías de clase, del personal y de todo el colegio (apartado 3), para mostrárselas en su galería privada, para elaborar y entregar los productos que encargue, y para enviar al colegio las fotografías propias de su hijo o hija si usted lo consintió (véase más abajo).

Fotografías de clase y de grupo para el colegio

Las fotografías de clase, las del personal y la fotografía de todo el colegio forman parte de los registros del colegio (apartado 3) y se entregan al colegio que encargó la sesión. Lo hacemos por cuenta del colegio, como encargado del tratamiento, al amparo de la autorización de uso de imagen que las familias han otorgado al colegio; no se trata de una cesión de las fotografías de su familia. Si no desea que su hijo o hija aparezca en ellas, comuníqueselo al colegio. También puede escribirnos a [email protected] y trasladaremos su solicitud al colegio.

Entrega digital al colegio: los registros del colegio, incluidas las fotografías del personal y la fotografía de todo el colegio, pueden entregarse al colegio en formato digital mediante un enlace de descarga privado con un código de acceso. Realizamos estas entregas por cuenta del colegio, como encargado del tratamiento, del mismo modo que las fotografías de clase.

Cesión al colegio de las fotografías propias de su hijo o hija (opcional)

Solo enviamos a Shine International Academy las fotografías propias de su hijo o hija si usted prestó su consentimiento para ello en el formulario de preinscripción de 2026. Era totalmente opcional: si no lo prestó, no se envía al colegio ninguna fotografía propia de su hijo o hija y su pedido no se ve afectado. Cualquier cesión futura de este tipo se le solicitará por separado, mediante un formulario de consentimiento propio.

• Qué enviamos: los archivos digitales de las fotografías individuales de su hijo o hija (y la fotografía de hermanos, si la hubiera), una vez entregado su pedido. Las fotografías de clase y de grupo se rigen por el párrafo anterior.
• Cómo las utiliza el colegio: una vez que el colegio recibe las fotografías, pasa a ser responsable de ellas y las utiliza conforme a la autorización de uso de imagen que usted le haya otorgado y a su propia política de privacidad. Para cualquier consulta sobre el uso que el colegio hace de las fotografías, diríjase directamente al colegio.
• Cambio de opinión: puede retirar este consentimiento en cualquier momento escribiendo a [email protected]. Si las fotografías aún no se han enviado, no las enviaremos. Si ya se han enviado, se lo comunicaremos para que pueda ponerse en contacto con el colegio al respecto.

5. Sus datos personales

Qué datos recogemos

Recogemos únicamente:

• Los datos de contacto del padre, la madre o el tutor legal (nombre, correo electrónico y teléfono), facilitados al crear su cuenta o al aceptar una invitación, o en nuestro formulario de preinscripción de 2026.
• Los datos identificativos del alumno o alumna (nombre, curso y clase).
• Las fotografías realizadas al alumno o alumna.
• Los pedidos se entregan en el colegio; no le solicitamos su domicilio particular.

Únicamente para los registros del colegio, este nos facilita los nombres y las clases del alumnado necesarios para identificar las fotografías de identificación, así como la lista del alumnado que no debe ser fotografiado.

Para qué los utilizamos

Los datos se utilizan exclusivamente para la elaboración de los productos fotográficos, la gestión administrativa y el envío de los pedidos. No utilizamos sistemas de analítica ni cedemos datos con fines publicitarios.

Base jurídica

• Fotografías para los registros del colegio (incluidas las fotografías de clase, del personal y de todo el colegio): las tratamos por cuenta del colegio, como encargado del tratamiento (artículo 28 del RGPD). La base jurídica corresponde al colegio, al amparo de la autorización de uso de imagen que las familias le han otorgado.
• Su galería familiar y sus productos: su consentimiento (artículo 6.1.a del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD).
• Envío al colegio de las fotografías propias de su hijo o hija: su consentimiento específico y opcional, prestado en el formulario de preinscripción de 2026 (artículo 6.1.a del RGPD).
• Gestión y entrega de su pedido: la ejecución del contrato que usted celebra con nosotros (artículo 6.1.b del RGPD).
• Conservación de facturas: el cumplimiento de nuestras obligaciones legales fiscales y contables (artículo 6.1.c del RGPD).

Quién los recibe

Para imprimir las fotografías, los archivos de imagen y los datos del pedido necesarios para la impresión se envían a nuestro laboratorio, Fototecnology, S.L. (Fotolab), CIF B11215050, con sede en España. Fotolab actúa únicamente como «encargado del tratamiento»: solo puede utilizar los datos para imprimir su pedido, siguiendo nuestras instrucciones, y no puede utilizarlos para ningún fin propio. Fotolab solo examina las fotografías para comprobar que los archivos son correctos y se imprimen adecuadamente, y para confirmar a qué pedido pertenecen.

Para prestar el servicio, recurrimos además a los siguientes proveedores, que actúan como encargados del tratamiento por nuestra cuenta:

• Hostinger International Ltd: gestionamos nuestra aplicación en un servidor alquilado a Hostinger, ubicado en París, Francia (UE), donde se almacenan sus fotografías, los datos de su cuenta y sus pedidos.
• Cloudflare, Inc. (DNS y distribución de contenidos): el tráfico de nuestra aplicación pasa por su red, que puede incluir servidores situados fuera de la UE, al amparo de las cláusulas contractuales tipo de la UE y del Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• Correo electrónico de Hostinger, para los mensajes que le enviamos desde [email protected].
• Tally BV (Bélgica), el formulario de preinscripción de 2026 para Shine International Academy. Recibió únicamente los datos introducidos en dicho formulario (nunca las fotografías).
• Google (Google Sheets), donde conservamos las inscripciones realizadas mediante el formulario de preinscripción de 2026 y los datos que este recogió. Recibe únicamente esos datos (nunca las fotografías).

Shine International Academy recibe las fotografías para sus registros descritas en el apartado 3, incluidas las fotografías de clase, del personal y de todo el colegio. Si usted lo consintió en el formulario de preinscripción de 2026, también recibe las fotografías propias de su hijo o hija (véase el apartado 4). En ambos casos, el colegio conserva las fotografías como responsable del tratamiento, conforme a su propia política de privacidad.

No cedemos sus datos a ningún otro tercero, salvo obligación legal (por ejemplo, a requerimiento de la administración tributaria o de un órgano judicial).

Dónde se almacenan

Las fotografías de su hijo o hija se almacenan, por nuestra parte y por la de nuestro laboratorio, dentro de la Unión Europea. Nuestra aplicación, incluida su galería, funciona en un servidor que alquilamos a Hostinger International Ltd en París, Francia (UE), donde se almacenan sus fotografías, los datos de su cuenta y sus pedidos.

Los datos facilitados en el formulario de preinscripción de 2026 (datos de contacto, nombre del alumno o alumna, clase y productos encargados) se almacenan en Tally, dentro de la UE, y en Google Sheets. Google puede tratar estos datos fuera de la UE, por ejemplo en los Estados Unidos. En tal caso, la transferencia está protegida por las garantías aprobadas por la Comisión Europea (el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y las cláusulas contractuales tipo).

Seguridad

Cada galería familiar es privada: no figura en ningún listado, no está indexada por los motores de búsqueda y solo pueden abrirla los miembros de su familia. Cada familia recibe un enlace de invitación, y cada miembro accede con su propio correo electrónico y su propia contraseña. Le rogamos que no comparta sus datos de acceso con otras personas.

Neospawn SL, Hostinger y nuestro laboratorio aplican medidas técnicas y organizativas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales y las fotografías frente a su pérdida y al acceso no autorizado. Todas las comunicaciones e intercambios de datos personales se realizan mediante conexiones cifradas (HTTPS).

6. Cuánto tiempo los conservamos

• Galerías en línea: cada galería familiar permanece en línea hasta la fecha de cierre indicada en su invitación (por lo general, entre 7 y 30 días). Llegada esa fecha, se cierra.
• Fotografías: tras el cierre de la galería, Neospawn SL conserva las fotografías durante un plazo de conservación limitado (por lo general, 60 días), para poder resolver cualquier incidencia y completar los pedidos. Después las revisamos y las eliminamos de nuestra aplicación de forma definitiva y segura, incluidas las vistas previas de la galería; su galería se cierra para siempre y solo se conserva su historial de pedidos. Nuestras copias de seguridad cifradas se eliminan automáticamente en un plazo adicional de 30 días. Los datos del pedido se conservan durante el tiempo necesario para gestionar y entregar su pedido, y los datos de facturación según se indica más abajo.
• Copias digitales: las copias preparadas para un enlace de descarga (para su familia o para el colegio) se eliminan en el plazo de un día desde que la entrega vence o la retiramos (por ejemplo, si se cancela el pedido) y, a más tardar, cuando se eliminan las propias fotografías (véase «Fotografías» más arriba). Nuestras copias de seguridad cifradas se eliminan en un plazo adicional de 30 días.
• Fotografías para los registros del colegio: eliminamos nuestras copias al término de ese mismo plazo de conservación. Las fotografías del alumnado cuyas familias no se registraron se eliminan al mismo tiempo.
• En el laboratorio: Fotolab conserva los archivos de imagen durante un máximo de 5 días tras la impresión, únicamente para comprobar la calidad y subsanar cualquier problema del pedido. Transcurrido ese plazo, se eliminan de forma definitiva.
• En el colegio: el plazo durante el cual el colegio conserva las fotografías lo decide el colegio, conforme a su propia política de privacidad. Nuestros plazos de supresión indicados anteriormente siguen aplicándose a nuestras copias.
• Facturas y datos de facturación: se conservan durante el plazo exigido por la normativa fiscal y mercantil española (por lo general, hasta 6 años). Las facturas nunca contienen fotografías.

7. Sus derechos

En cualquier momento, y de forma gratuita, usted puede:

• Acceder a sus datos y a las fotografías de su hijo o hija, y obtener una copia.
• Rectificar los datos inexactos o incompletos.
• Suprimir sus datos o solicitar la eliminación inmediata de las fotografías de su hijo o hija.
• Limitar el uso que hacemos de sus datos en determinados casos.
• Oponerse al uso de sus datos.
• Recibir sus datos en un formato de uso común o que se transmitan a otra empresa (portabilidad).
• Retirar su consentimiento.

Si nuestra respuesta no le satisface, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.

8. Pedidos, precios y pago

• Puede realizar sus pedidos en su galería de nuestra aplicación (los paquetes prepagados elegidos en el formulario de preinscripción de 2026 están incluidos en su galería). Los precios de cada paquete fotográfico y de cada extra se muestran antes de realizar el pedido e incluyen el IVA.
• Los extras (como copias impresas adicionales) pueden encargarse en su galería. Los paquetes y extras ya pagados en el formulario de preinscripción de 2026 están incluidos en su galería.
• El pago se realiza mediante transferencia bancaria, indicando como concepto la referencia de su pedido (que se muestra al realizar el pedido y figura en nuestro correo electrónico). No se admiten pagos con tarjeta en línea.
• Su pedido queda confirmado una vez recibido el pago. Le confirmaremos la recepción del pago por correo electrónico.

9. Entrega

Los pedidos se entregan en el colegio en un plazo aproximado de 10 días hábiles desde la sesión fotográfica, siempre que para entonces se haya recibido el pago. Si el pago se recibe después de la sesión fotográfica, los 10 días hábiles se cuentan desde la fecha de su recepción. Los pedidos realizados en su galería de nuestra aplicación se entregan en el colegio en un plazo aproximado de 10 días hábiles desde la recepción del pago. Si se produce algún retraso, se lo comunicaremos por correo electrónico.

Copias digitales

Las copias digitales que encargue se entregan mediante un enlace de descarga privado en su cuenta (Mis descargas), válido durante 30 días. Le rogamos que descargue sus fotografías dentro de ese plazo. Si el enlace vence, podemos volver a enviarle las copias mientras sigamos conservando las fotografías (por lo general, hasta unos 60 días después del cierre de la galería; véase el apartado 6). Transcurrido ese plazo, ya no podrán enviarse.

Licencia de uso personal

Las copias digitales se le facilitan con una licencia de uso personal para su familia. Puede imprimirlas y compartirlas en el ámbito privado, por ejemplo con familiares y amistades. No se permite su uso comercial ni su reventa. Si las comparte, le agradeceremos que cite la autoría de las fotografías.

10. Devoluciones y productos defectuosos

Dado que las fotografías son productos personalizados elaborados específicamente para usted, no resulta de aplicación el derecho de desistimiento de 14 días (artículo 103.c del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007).

Las copias digitales constituyen contenido digital que no se presta en soporte material. Al encargarlas, usted solicita expresamente que se las facilitemos en cuanto se confirme su pago, dentro del plazo de desistimiento de 14 días, y reconoce que, en consecuencia, pierde su derecho de desistimiento una vez iniciado el suministro (artículo 103.m del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios, aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2007). Se lo confirmaremos en el correo electrónico de confirmación de su pedido.

Le rogamos que revise su pedido en cuanto lo reciba. Si llega dañado, incompleto o con algún defecto de impresión, póngase en contacto con nosotros en [email protected] en un plazo de 3 días hábiles desde la entrega, preferiblemente con una fotografía del problema, y lo volveremos a imprimir sin coste alguno. Ello no afecta a los derechos que la ley le reconoce como persona consumidora.

11. Modificaciones de estos términos

Podemos actualizar estos términos periódicamente. La fecha de la versión más reciente figura al principio de esta página. Los pedidos se rigen siempre por los términos vigentes en el momento en que se realizaron.

12. Legislación aplicable

Estos términos se rigen por la legislación española. Cualquier controversia se resolverá ante los juzgados y tribunales del lugar de residencia de la persona consumidora.